Arbeiten und Führen aus dem Homeoffice

Covid-19 Leadership New Work
von Armin Bonelli · 31. März 2020 · Lesezeit 10 min

Warum tragen manche jetzt in Meetings Hüte? Arbeiten Menschen zu Hause länger als im Büro? Was ist besser: mehr oder weniger Videomeetings? Die aktuelle Situation rund um COVID-19 zwingt viele Menschen in die Heimarbeit und damit Unternehmen zu handeln.






Inhalt


Das verändert sich im Arbeitsleben durch COVID-19
Arbeiten Menschen im Homeoffice mehr als vorher?
Unterschätztes Thema: Die Strukturierung des Tages
Kommunikation wird jetzt anders geplant
Wann arbeiten wir, wenn wir nur noch in Video-Meetings sind?
So bleibt der persönliche Austausch erhalten.
4 Tipps für Führungskräfte

Das verändert sich im Arbeitsleben durch COVID-19


In der Telearbeit und dem Remote Conferencing findet jetzt eine unwiderrufliche Entwicklung statt. Bisher waren diese Themen in der Arbeitswelt heiß umstritten. Home Office galt in vielen Unternehmenskulturen wegen der fehlenden Anwesenheit und damit fehlenden Kontrolle als Bedrohung. Entsprechende Technologien wurden bisher oft als entbehrlicher Luxus angesehen, in den nur halbherzig investiert wurde. Das ändert sich jetzt radikal.

Das ist in dieser kurzen Zeit passiert:


•  Viele Menschen sind jetzt zwangsläufig im Homeoffice
•  Videokonferenzen sind unausweichlich
•  Die technische Aufrüstung findet buchstäblich über Nacht statt
•  Die meisten Menschen arbeiten gleich viel oder sogar mehr

Arbeiten Menschen im Homeoffice mehr als vorher?


Lange war Telearbeit im Homeoffice in vielen Unternehmen gleichgesetzt mit geringerer Arbeitsmoral, Kontrolle und damit geringerer Produktivität. Diese Ansicht wurde scheinbar bestätigt, als 2013 Yahoo-Chefin Marissa Mayer die Heimarbeit kurzerhand abschaffte. Das war ein harter Rückschlag für das Tele-Working, gilt das Silicon Valley doch als Vorreiter in Sachen Arbeitskultur.

Nun gelingt es einem Virus, was Unternehmen 30 Jahre nicht geschafft haben: Die Heimarbeit wird erwachsen. Eine Momentaufnahme zeigt ein überraschendes Ergebnis: Menschen arbeiten zur Zeit im Homeoffice mehr als vorher.

Das hat mehrere Gründe:


•  Es gibt aufgrund der Umstände in vielen Unternehmen jetzt zusätzliche Aufgaben zu bewältigen.
•  Es gibt mehr Kommunikationsbedarf als vorher. Ein kurzes Abstimmungsgespräch bei der Kaffeemaschine muss durch Videokonferenzen ersetzt werden.
•  Die Strukturierung des Tages durch die Büroarbeitszeiten fällt weg. Viele Menschen vergessen schlichtweg aufzuhören.
•  Niemand will sich zur Zeit nachsagen lassen, dass er oder sie nun in der Krise nicht produktiv ist.

Das ist eine Momentaufnahme, und kein nachhaltiger Zustand. Zum einen hält das hohe Arbeitspensum niemand lange durch. Zum anderen wird sich die Produktivität der Menschen auf ein normales Maß einpendeln, sobald die Situation als Normalität empfunden wird. Den schlechten Beigeschmack wird die Heimarbeit jedenfalls ein für allemal verloren haben.

Unterschätztes Thema: Die Strukturierung des Tages


„Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel“, hat Goethe geschrieben. Auch Eric Berne, Schöpfer der Transaktionsanalyse, sieht das so: „Ein immerwährendes Problem des Menschen besteht in der Frage, wie er seine Tageszeit strukturieren soll.“ Er nennt das starke Bedürfnis nach einem geordneten Tag „Strukturhunger“.

Was bedeutet das für uns? Den Arbeitstag aktiv und sorgfältig zu gestalten ist kein Nice-to-Have, sondern ein ganz wesentlicher Faktor, um langfristig produktiv und ausgeglichen zu sein. Mangelnde Strukturierung des Arbeitstages belastet Gesundheit, Privatleben und letztlich auch die Arbeit selbst.

Was passiert bei fehlender Struktur?


Manche Menschen tun sich leichter damit, Arbeit und Privates zu trennen, andere schwerer. Wer in den eigenen vier Wänden keine Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit, zwischen Beruf und Privatleben schafft, handelt sich große Probleme ein. Manche Menschen hören erst spät am Abend zu arbeiten auf. Das kann zu einer großen Belastung werden.

Wie strukturiere ich den Arbeitstag?


Am Besten, indem Sie sowohl räumliche als auch zeitliche Struktur schaffen. Machen Sie einen eigenen Raum zum Büro, oder zumindest einen Bereich. Dieser dient dann ausschließlich der Arbeit. Der Rest des Wohnraums gehört dem privaten Leben, führen Sie also auch keine Telefonate dort. Das ist die räumliche Abgrenzung.

Mit der Arbeitszeit verfahren Sie ganz ähnlich: Machen Sie sich einen Tagesplan. Am Besten sie orientieren sich am herkömmlichen Arbeitstag, der Ihrer Gewohnheit entspricht. Planen Sie Pausen und eine Mittagszeit ein. Setzen Sie eine Uhrzeit fest, zu der Sie die Arbeit beenden.

Als Führungskraft sollten Sie genau hinschauen, wer sich in Ihrem Team mit dieser Strukturierung leichter tut und wer schwerer. Setzen Sie tägliche Stand-Ups an, zum Beispiel ein halbstündiges Morgenmeeting über Videokonferenz. Tun Sie das immer zur selben Zeit. Sie sind als Führungskraft gefordert, Struktur und Zuverlässigkeit in die Arbeit Ihres Teams zu bringen.

Kommunikation wird jetzt anders geplant


Die Kommunikation in den Teams verändert sich stark. Zwei Aspekte sind davon stark betroffen: Adhoc-Besprechungen und der persönlicher Austausch. Der Wegfall dieser beiden Bereiche erfordert nun mehr Disziplin und Aufmerksamkeit in der Kommunikation. Hier sind Führungskräfte gefordert.

Was bedeutet der Wegfall des persönlichen Austauschs?


Als Führungskraft fehlt Ihnen jetzt ein wichtiger Sinn. Sie nehmen nicht mehr so leicht wahr, wie es Ihrem Team geht. Situatives Führen wird damit stark erschwert. Gibt es hier freie Kapazitäten, oder dort Überlastung? Gibt es Sorgen, macht sich Unruhe breit? Das können Sie jetzt nicht mehr so schnell erkennen.

Der mangelnde Austausch birgt aber auch eine weitere Falle: Der Zusammenhalt des Teams ist gefährdet. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich nicht eingebunden, schlimmstenfalls isoliert. Auch schaffen Gespräche Vertrauen, und das ist ganz wichtig für das Team.

Wie schaffen Sie als Führungskraft den Rahmen für die erforderliche Kommunikation?


Sie als Führungskraft sind nun am Zug, neben häufigen Team-Meetings auch direkte Telefonate mit jeder und jedem Einzelnen zu führen, um die Situation und die Bedürfnisse im Team zu kennen, aber auch um jeden abzuholen und den Teamgeist zu stärken.

Wann arbeiten wir, wenn wir nur noch in Video-Meetings sind?


Seit langem wird die Frage heiß diskutiert, ob wir im Arbeitsleben zu viel in Meetings sitzen. Als Kommunikation-Drehscheibe und Allheilmittel gilt es den einen, als Zeitfresser und Produktivitätskiller den anderen. Viele Bücher wurden darüber geschrieben, sie haben schreiende Titel wie „Meetings Suck“ oder „Death by Meeting“. Einzelne Unternehmen haben den Meeting-freien Tag eingeführt, in den USA kennt man neben dem Casual Friday den No-Meeting-Wednesday.

Mehr Kommunikation und weniger Meetings, geht das?


Wir müssen jetzt mehr kommunizieren als früher, das steht außer Frage. In der Telearbeit und im Homeoffice sind Video-Meetings unerlässlich. Und dabei galten die vielen Meetings schon vor Corona als Produktivitätskiller. Da nun noch mehr Kommunikation erforderlich ist, sind viele Menschen den ganzen Tag in Videokonferenzen und fragen sich, wann sie nun ihre eigentliche Arbeit bewältigen sollen. Nicht wenige suchen den Ausweg darin, während einer Videokonferenz zu arbeiten. Doch ist das sinnvoll?

Strategisch und selektiv vorgehen


Video-Konferenzen müssen besser vorbereitet sein als es bei klassischen Meetings oftmals üblich war. In einem gut vorbereiteten Meeting weiß jede Person, welche Rolle sie hat, was sie vorzubereiten hat und was von ihr erwartet wird.

Für Teilnehmer von vielen Video-Konferenzen gilt die Devise: Werden Sie selektiv! Stellen Sie folgende Fragen, wenn Sie zu einem Online-Meeting eingeladen werden: Ist dieses Meeting für mich relevant? Was braucht man von mir? Wann genau ist mein Time-Slot? Schließlich muss man ja nicht für die gesamte Dauer anwesend sein.

Wenn Sie ein Online-Meeting leiten, bereiten Sie die Agenda gut vor, das beinhaltet auch einen genauen Zeitplan. Übermitteln Sie den Teilnehmern rechtzeitig die Agenda und welchen Beitrag Sie von den Teilnehmern erwarten.

So bleibt der persönliche Austausch erhalten


Der informelle Teil der Arbeitsbeziehungen leidet naturgemäß bei der Telearbeit. Für das Team ist der persönliche Austausch allerdings sehr wichtig. Gespräche schaffen Vertrauen und das Gefühl von Zusammengehörigkeit. Aktuelle Studien haben ergeben, dass persönliche Interaktionen unerlässlich sind für Teams und Zusammenarbeit. Persönlicher Austausch hilft Beschäftigten, sich am Arbeitsplatz verstanden zu fühlen.

Spontane Kommunikation fällt weitgehend weg


Die Arbeit im Homeoffice isoliert die Menschen. Am Arbeitsplatz hat sich der persönliche Austausch auf natürliche Weise ergeben. Der vielzitierte Austausch an der Kaffeemaschine fällt ebenso weg wie gemeinsame Mahlzeiten. Persönliche Interaktion, die sich im Büro auf natürliche, spontane Weise ergibt, muss nun geplant werden.

Persönlichen Austausch planen


In den USA, wo mobile Teams und Remote Work eine längere Geschichte haben, ist man ideenreich. Da gibt es neben den offiziellen Slack-Kanäle auch Foren mit privatem Charakter, die in Themen wie Familie, Urlaub oder sogar Haustiere organisiert sind. Dort tauschen sich die Teammitglieder ausschließlich über die jeweiligen privaten Themen aus. Bei manchen Video-Meetings gibt es Mottos. Mal setzen die Beteiligten einen Hut auf, mal nehmen sie mit kuriosen Kaffeebechern teil und nennen es Crazy-Coffee-Mug-Meeting.

Auf uns Europäer mögen solche Aktionen gewollt wirken, aber sie bringen Leichtigkeit und Anlässe für Gespräche abseits der Arbeitsthemen. Diesen Gesprächen können die ersten 10 Minuten einer Video-Konferenz eingeräumt werden. Manche Teams organisieren gemeinsame Abendessen im Video-Chat, an dem auch die Familie teilnimmt. Es gibt viele Wege, um private Begegnungen zu ermöglichen. Sie müssen allerdings geplant und gemeinsam abgestimmt werden.

4 Tipps für Führungskräfte


•  Konkrete Deadlines setzen
•  Klare Agenden für jedes Meeting
•  Eindeutige Rollen und Verantwortungen
•  Nicht zu viel Workload auf einmal



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